Mengkonfigurasikan File Server #4 (File Management Task)

Assalamu'alaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Pada Blog kali ini, saya masih membahas FSRM dengan materi File Management Task.

File Management Task adalah fitur baru dalam konsol FSRM. Tugas-tugas manajemen file dapat dijalankan diluar kotak pada sistem Windows Server 2008 R2, baik untuk mengakhiri file-file rahasia yang memenuhi kriteria tertentu, dengan memindahkan file-file ini ke lokasi folder yang ditentukan, atau untuk melakukan tugas kustom. Ini dapat menjadi alat yang berguna untuk memindahkan file secara otomatis yang belum diakses dalam jangka waktu yang lama. Atau dalam kasus data sensitif, seperti file yang mungkin berisi kata sandi, alat ini dapat digunakan untuk membuat skrip khusus untuk memindahkan file rahasia ke folder yang sudah ditentukan dan diamankan, dan meninggalkan tautan atau catatan di lokasi asli untuk menginstruksikan setiap pengguna tentang cara mendapatkan kembali akses ke file itu.

Seperti biasa kita lanjut saja kepembahasannya :

File Management Task

1. Buka FSRM, lalu klik File Management Task, klik kana dan pilih Create File Management Task.

2. Di tab General, isilah Task name sesuai keinginan anda, lalu isi deskripsi jika anda ingin.

3. Di tab Scope klik Add untuk menambahkan folder yang ingin dijadikan sebagai file yang akan dimanage. Di kasus ini drive C yang sering dijadikan tempat penyimpanan file download dari internet. Letakkan path tersebut sesuai data yang diinginkan.

4. Pada tab Action type file ada 3 yaitu, File expiration, custom, RMS encription. pilih type File expiration, lalu klik browse, letakkan tempat penyediaan file expired sebelum dihapus. Bisa juga path langsung ke arah Recycle Bin.

5. Di tab Notifications klik Add, jika sudah masuk ke tab Event Log. Centang pada bagian Send warning to event log. Secara default 15 bisa kita ubah menjadi 0 supaya data bisa diproses secepatnya.

6. Di tab Report ini berfungsi untuk memberikan laporan dalam bentuk html, csv, txt. Kita pilih HTML.

7. Pada tab Condition ceklis hari pada saat di create, modifikasi, akses.

8. Selanjutnya masuk pada tab Schedule untuk menentukan file tersebut digunakan boleh mingguan atau bulanan. Dalam hal ini kita pilih setiap jam (yang anda inginkan) pada hari (yang anda inginkan) dilakukan proses pengecekan data expired.

9. Data dokumen yang sudah diisi dapat di cek pada list.

10. Lalu buatlah beberapa file di folder yang telah di manage.

Verifikasi

a) Untuk verifikasi, klik kanan pada file yang sudah ada di list management task lalu klik Run File Management Task Now.

b) Akan muncul pop-up seperti berikut, pilih opsi yang bawah (Wait for the task to Complete (This can take hours or days)). Ini berarti saat di proses perpindahan data expired dilakukan tanpa menunggu sesuai schedule.

c) Secara otomatis akan muncul laporan dalam bentuk HTML yang berisi banyaknya file tadi yang berada dalam folder download.

d) Kita cek data pada drive D tempat path penyimpanan data expired. Bisa juga dicek pada folder download dan hasilnya pasti kosong.

e) Terakhir kita lihat di Tools -> Event Viewer lalu pilih Windows Logs -> Application kemudian cari File warning.

Sekian dari saya.

Wassalamu'alaikum warahmatullahi wabarakatuh.